Rechnungen & Belege verarbeiten
Rechnungen abtippen war gestern.
Eingangsrechnungen, Spesenabrechnungen, Belege – in vielen Organisationen werden diese noch manuell erfasst, geprüft und ins System übertragen. Das kostet Zeit, produziert Fehler und nervt alle Beteiligten.
Das Problem
- Rechnungen kommen per E-Mail, Post, teilweise als Foto
- Jemand muss Daten abtippen: Lieferant, Betrag, Datum, Kostenstelle
- Abgleich mit Bestellungen oder Verträgen ist mühsam
- Freigabeprozesse laufen per E-Mail oder Papier
- Am Monatsende: Stress, fehlende Belege, Rückfragen
Die Lösung
Ein KI-System erkennt, extrahiert und verarbeitet Ihre Belege automatisch:
Dokumentenerkennung
Die Rechnung geht ein – als PDF, Scan oder Foto. Das System erkennt automatisch: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Einzelpositionen, Gesamtbetrag, USt.
Validierung
Automatischer Abgleich mit Stammdaten. Ist der Lieferant bekannt? Stimmt die Bankverbindung? Passt der Betrag zur Bestellung?
Workflow
Automatische Weiterleitung zur Freigabe an die richtige Person. Erinnerungen bei Verzug. Eskalation wenn nötig.
Übergabe
Die freigegebene Rechnung wird automatisch an Ihre Buchhaltung übergeben – Lexware, DATEV, sevDesk oder andere Systeme.
Technologie
- n8n für den Workflow (Open Source, selbst gehostet)
- Lokale KI-Modelle für die Texterkennung (keine Daten an externe Anbieter)
- Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen
Ergebnis
Bereit für automatisierte Belegverarbeitung?
Lassen Sie uns besprechen, wie wir Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren können.