Formale Prüfung
- Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt?
- Ist die Unterschrift vorhanden und erkennbar?
- Sind die erforderlichen Anlagen beigefügt?
- Sind die Fristen eingehalten?
Use Case · Verwaltung
Antragsvorprüfung automatisieren: vollständige Anträge statt endloser Rückfragen.
Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit in Verwaltungen geht für unvollständige Anträge drauf. Fehlende Unterschriften, vergessene Anlagen, unleserliche Angaben – das führt zu Rückfragen, Verzögerungen und Frust.
Das Problem
Der gleiche Antrag, immer wieder in der Hand.
- Anträge kommen unvollständig an
- Sachbearbeiter:innen prüfen manuell auf Vollständigkeit
- Rückfragen per Brief oder E-Mail dauern Tage
- Der gleiche Antrag wird mehrfach angefasst
- Bearbeitungszeiten explodieren
Die Lösung
Bevor ein Mensch den Antrag sieht, prüft ein KI-System automatisch.
Inhaltliche Plausibilität
- Passen die Angaben zusammen? (z. B. Geburtsdatum und Alter)
- Sind die Werte in plausiblen Bereichen?
- Gibt es offensichtliche Widersprüche?
Sofortige Rückmeldung
Konkrete Hinweise statt Formbrief.
Bei Mängeln erhalten Antragsteller:innen sofort einen konkreten Hinweis: „Anlage B (Einkommensnachweis) fehlt“ statt „Unterlagen unvollständig“.
Technologie
Sicher in Ihrer Infrastruktur.
- Selbst gehostete KI für Dokumentenverständnis
- n8n für die Workflow-Automatisierung
- Integration mit Fachverfahren und DMS
- DSGVO-konform: Keine Daten verlassen Ihre Server
Ergebnis
Was Sie erwarten können
- 100 %
- vollständige Anträge bei Eingang – keine Nachbesserungen nötig
- ↓ 80 %
- weniger Rückfragen an Antragsteller:innen
- Sofort
- automatische Rückmeldung bei fehlenden Unterlagen
- Fokus
- Sachbearbeitung konzentriert sich auf Inhalte statt Formalitäten
Erfahrungswerte und Zielgrößen – die tatsächliche Wirkung hängt von Ihren Prozessen ab.
So arbeiten wir
Klein anfangen. Schnell Wirkung sehen.
Kein monatelanges Konzept-Projekt. Sie wissen nach jedem Schritt, was Sie bekommen – und was es kostet.
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Erstgespräch
Sie erzählen, was nervt. Wir sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.
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Workflow-Check
Wir analysieren Ihre Prozesse und liefern eine priorisierte Liste mit Aufwand und Nutzen.
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Pilot
Ein erster Workflow geht live – messbar, dokumentiert, mit Ihrem Team abgestimmt.
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Betrieb
Wir hosten, überwachen und entwickeln weiter. Oder übergeben – ganz wie Sie wollen.
Nächster Schritt
Wie viele unvollständige Anträge kosten Sie Zeit?
Lassen Sie uns besprechen, wie wir Ihre Antragsbearbeitung effizienter machen können.