Use Case

E-Mail-Postfächer intelligent routen

Schluss mit dem E-Mail-Chaos.

info@, kontakt@, buergerservice@ – zentrale Postfächer sind gut gemeint, aber oft ein schwarzes Loch. Hunderte E-Mails pro Tag, manuell sortiert und weitergeleitet. Das geht besser.

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Das Problem

  • Jede Mail muss gelesen und kategorisiert werden
  • Manuelle Weiterleitung an Sachgebiete
  • Falsche Zuordnung, vergessene Mails
  • Keine Nachvollziehbarkeit
  • Urlaubsvertretung ist der Horror

Die Lösung

Ein KI-System analysiert eingehende Mails und routet automatisch:

01

Analyse

Betreff, Inhalt, Anhänge werden ausgewertet. Das System erkennt das Anliegen.

02

Kategorisierung

Automatische Zuordnung zu Sachgebieten basierend auf dem Inhalt der Nachricht.

03

Weiterleitung

Die Mail geht automatisch an die richtige Stelle – mit der Original-Mail und allen Anhängen.

04

Eingangsbestätigung

Der Absender erhält sofort eine Bestätigung mit Aktenzeichen.

05

Standardantworten

Bei häufigen Fragen (Öffnungszeiten, Formulare) kann das System direkt antworten.

Beispiel-Routing:

Bauanfragen → Bauamt
Müllentsorgung → Stadtreinigung
Beschwerden → Qualitätsmanagement
Presseanfragen → Kommunikation

Technologie

  • n8n für die Automatisierung
  • Lokale Sprachmodelle (Mistral, Llama) für die Textanalyse
  • Integration mit Exchange, IMAP, Nextcloud Mail
  • Anbindung an Ticketsysteme möglich

Ergebnis

0 verlorene E-Mails – jede Nachricht wird erfasst und zugeordnet
Minuten statt Tage Reaktionszeit durch sofortige Weiterleitung
100% Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge mit Protokollierung
↓90% weniger manueller Aufwand in der Poststelle

Bereit für intelligentes E-Mail-Routing?

Lassen Sie uns besprechen, wie wir Ihre E-Mail-Verarbeitung automatisieren können.

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