Cas d'usage · Comptabilité
Traiter factures & justificatifs : la saisie manuelle, c'est du passé.
Factures fournisseurs, notes de frais, justificatifs – dans beaucoup d'organisations, ils sont encore saisis, vérifiés et reportés à la main dans le système. Cela prend du temps, génère des erreurs et agace tout le monde.
Le problème
La fin du mois tourne au rush.
- Les factures arrivent par e-mail, par courrier, parfois en photo
- Quelqu'un doit saisir les données : fournisseur, montant, date, centre de coûts
- Le rapprochement avec les commandes ou les contrats est fastidieux
- Les validations passent par e-mail ou sur papier
- En fin de mois : stress, justificatifs manquants, relances
La solution
Un système d'IA reconnaît, vérifie et traite vos justificatifs automatiquement.
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Reconnaissance des documents
La facture arrive – en PDF, scannée ou en photo. Le système reconnaît le fournisseur, le numéro de facture, la date, les lignes, le montant total et la TVA.
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Validation
Rapprochement avec les données de référence : le fournisseur est-il connu ? Les coordonnées bancaires sont-elles correctes ? Le montant correspond-il à la commande ?
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Circuit de validation
Transmission automatique à la bonne personne pour validation. Rappels en cas de retard, escalade si nécessaire.
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Transmission
La facture validée est transmise automatiquement à votre comptabilité – Lexware, DATEV, sevDesk ou d'autres systèmes.
Technologie
Vos justificatifs restent chez vous.
- n8n pour le workflow (open source, auto-hébergé)
- Modèles d'IA locaux pour la reconnaissance de texte – aucune donnée transmise à des prestataires externes
- Interfaces avec les logiciels de comptabilité courants
Résultat
Ce que vous pouvez attendre
- 70–90 %
- de saisie manuelle en moins grâce à la reconnaissance automatique
- Moins
- d'erreurs de frappe sur les montants, les dates et les affectations
- Heures
- et non plus jours entre la réception et la validation
- RGPD
- toutes les données restent sur vos serveurs
Valeurs issues de l'expérience et objectifs visés – l'effet réel dépend de vos processus.
Notre méthode
Commencer petit. Voir vite les résultats.
Pas de projet de conception interminable. À chaque étape, vous savez ce que vous obtenez – et ce que cela coûte.
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Premier échange
Vous nous dites ce qui vous pèse. Nous vous disons franchement si l'automatisation en vaut la peine.
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Workflow Check
Nous analysons vos processus et vous remettons une liste priorisée, avec effort et bénéfices.
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Pilote
Un premier workflow est mis en production – mesurable, documenté et validé avec votre équipe.
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Exploitation
Nous hébergeons, surveillons et faisons évoluer. Ou nous vous passons la main – comme vous préférez.
Prochaine étape
Combien d'heures vous coûte la saisie des justificatifs ?
Voyons ensemble comment automatiser le traitement de vos factures.