Während viele Kommunen noch über die steigenden Microsoft-Lizenzkosten klagen, hat Schleswig-Holstein bereits gehandelt. Das nördlichste Bundesland stellt seine gesamte Verwaltungs-IT auf Open-Source-Lösungen um – und demonstriert eindrucksvoll, dass digitale Souveränität kein abstraktes Konzept ist, sondern messbare wirtschaftliche und strategische Vorteile bringt.

Für kommunale Entscheidungsträger stellt sich die Frage: Was lässt sich aus diesem Vorreiterprojekt für die eigene Verwaltung ableiten?

Die Fakten: Was Schleswig-Holstein konkret erreicht hat

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache:

80 Prozent der Arbeitsplätze in der Landesverwaltung arbeiten bereits mit LibreOffice statt Microsoft Office
110 Millionen E-Mails und Kalendereinträge wurden erfolgreich in quelloffene Systeme migriert
Über 15 Millionen Euro an Lizenzkosten werden jährlich eingespart
Einmalige Investitionen von etwa 9 Millionen Euro – die sich binnen eines Jahres amortisieren

Der nächste Meilenstein ist für 2026 geplant: die flächendeckende Einführung von Linux-Arbeitsplätzen sowie die Umstellung der Telefonsysteme auf Open-Source-Lösungen.

Warum diese Entwicklung für Kommunen relevant ist

Ein häufiger Einwand lautet: „Schleswig-Holstein ist eine Landesverwaltung mit 60.000 Beschäftigten. Wir sind eine Kommune mit 50 Mitarbeitenden.”

Gerade dieser Größenunterschied kann zum Vorteil werden. Kommunalverwaltungen verfügen über strukturelle Eigenschaften, die eine Umstellung erleichtern:

Kürzere Entscheidungswege

Während Landesverwaltungen komplexe Abstimmungsprozesse zwischen Ministerien, Dezernaten und Fachbereichen koordinieren müssen, können Kommunen Entscheidungen direkter treffen und umsetzen.

Überschaubarere IT-Landschaft

Weniger Legacy-Systeme, weniger historisch gewachsene Abhängigkeiten, weniger Schnittstellen zu Fachverfahren – all das reduziert die Komplexität einer Migration erheblich.

Unmittelbarer Haushaltseffekt

Eingesparte Lizenzkosten fließen direkt in den kommunalen Haushalt zurück. Bei einer typischen Kommune mit 100 Arbeitsplätzen summieren sich Microsoft-365-Lizenzen schnell auf 30.000 bis 50.000 Euro jährlich.

Die drei häufigsten Bedenken – und wie Schleswig-Holstein sie entkräftet

Einwand 1: „Open-Source-Software ist nicht ausgereift genug für den produktiven Einsatz”

Die Realität zeichnet ein anderes Bild:

LibreOffice basiert auf einer über 30-jährigen Entwicklungsgeschichte (StarOffice, OpenOffice, LibreOffice) und wird weltweit von Millionen Anwendern produktiv genutzt
Nextcloud ist bei der Bundeswehr, französischen Ministerien und tausenden Unternehmen im Einsatz
Linux betreibt 96 Prozent der weltweit leistungsstärksten Supercomputer sowie den Großteil aller Webserver

Die technische Reife ist gegeben. Die relevante Frage lautet nicht mehr, ob Open Source funktioniert – sondern warum Verwaltungen so lange gezögert haben.

Einwand 2: „Unsere Mitarbeitenden sind auf Microsoft geschult”

Schleswig-Holstein hat 110 Millionen E-Mails von echten Anwendern migriert. Die dokumentierten Erfahrungen zeigen:

Nach einer strukturierten Einarbeitungsphase fallen die Unterschiede im Arbeitsalltag minimal aus. Ein Textdokument bleibt ein Textdokument, eine Tabellenkalkulation eine Tabellenkalkulation. Die Benutzeroberflächen unterscheiden sich, aber die grundlegenden Arbeitsabläufe bleiben identisch.

Entscheidend für den Erfolg sind:

Professionelle Schulungskonzepte
Ein realistischer Migrationszeitplan
Klare Kommunikation der Vorteile an die Belegschaft

Einwand 3: „Unsere Fachverfahren erfordern Microsoft-Produkte”

Dies ist tatsächlich die komplexeste Herausforderung – auch Schleswig-Holstein arbeitet hier noch an Lösungen. Gleichzeitig zeichnen sich klare Entwicklungen ab:

Moderne Fachverfahren werden zunehmend webbasiert entwickelt und sind damit plattformunabhängig
Für Übergangszeiträume existieren erprobte Lösungsansätze: Parallelinstallationen, virtuelle Maschinen, schrittweise Migration einzelner Bereiche
Der Ansatz „alles oder nichts” ist nicht erforderlich – ein sukzessiver Übergang ist strategisch oft sinnvoller

Handlungsempfehlungen für Kommunen

Die Umstellung muss nicht mit dem Betriebssystem beginnen. Ein pragmatischer Ansatz umfasst folgende Schritte:

Schritt 1: Pilotbereich definieren

Beginnen Sie mit einem überschaubaren Bereich – einem Amt, einer Abteilung, einem Team. Sammeln Sie praktische Erfahrungen, identifizieren Sie Anpassungsbedarfe, und skalieren Sie dann auf Basis belastbarer Erkenntnisse.

Schritt 2: Office-Anwendungen parallelisieren

Installieren Sie LibreOffice parallel zu Microsoft Office. Etablieren Sie offene Dokumentenformate (ODF) als Standard für neue Dokumente. Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, sich vor dem vollständigen Wechsel mit der Alternative vertraut zu machen.

Schritt 3: Kollaborationswerkzeuge evaluieren

Prüfen Sie Alternativen für zentrale Anwendungen:

Nextcloud statt SharePoint/OneDrive
Element/Matrix statt Microsoft Teams
Jitsi statt Zoom

Diese Lösungen lassen sich auf eigener Infrastruktur oder bei deutschen Dienstleistern DSGVO-konform betreiben.

Schritt 4: Automatisierungspotenziale mitdenken

Wer heute auf offene Systeme setzt, schafft die Grundlage für effiziente Prozessautomatisierung. Proprietäre Systeme erschweren Integration und Automatisierung erheblich – und machen beides kostenintensiver.

Der strategische Kontext: Digitale Souveränität als Governance-Thema

Schleswig-Holsteins Digitalminister Dirk Schrödter formuliert es prägnant: Die Sicherstellung digitaler Souveränität sei mindestens so wichtig wie die Energiesouveränität.

Diese Einschätzung ist sachlich begründet:

Lieferantenabhängigkeit: Die Konzentration auf wenige US-Anbieter für kritische IT-Infrastruktur stellt ein politisches, wirtschaftliches und sicherheitsrelevantes Risiko dar
Geopolitische Volatilität: Aktuelle Entwicklungen zeigen, wie schnell sich internationale Rahmenbedingungen verändern können
Regionale Wertschöpfung: Investitionen in Open Source fließen in Implementierung, Schulung und lokale Dienstleister – nicht in die Konzernzentralen internationaler Softwareanbieter

Fazit: Der optimale Zeitpunkt ist jetzt

Schleswig-Holstein ist Vorreiter, aber nicht Einzelfall. Frankreich, Spanien, Regionen in Italien – europaweit setzen Verwaltungen verstärkt auf Open Source. Die Deutsche Verwaltungscloud (DVC) wird auf offenen Standards basieren. Die strategische Richtung ist eindeutig.

Für Kommunalverwaltungen bedeutet dies konkret:

Wer heute beginnt, verfügt in drei Jahren über einen substanziellen Vorsprung
Wer abwartet, wird später unter erhöhtem Zeitdruck migrieren müssen – möglicherweise ausgelöst durch die nächste Preiserhöhung bei Microsoft oder durch datenschutzrechtliche Anforderungen

Die positiven Rahmenbedingungen sind gegeben: Die Erfahrungen aus Schleswig-Holstein sind dokumentiert und übertragbar, die Software ist im produktiven Einsatz erprobt, qualifizierte Dienstleister stehen zur Verfügung.

Die Frage lautet nicht mehr, ob Open Source in der öffentlichen Verwaltung funktioniert. Die Frage lautet: Wann beginnt Ihre Kommune?

Digital Impact Technology unterstützt Kommunen und öffentliche Einrichtungen bei der strategischen Planung und operativen Umsetzung von Open-Source-Migrationen. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.