Die Abhängigkeit von Microsoft 365 ist für viele Organisationen zum Problem geworden: steigende Lizenzkosten, unklare Datenschutz-Situation nach Schrems II, und ein Vendor Lock-in, der den Wechsel immer schwieriger macht.

Warum überhaupt wechseln?

Es gibt drei Hauptgründe, warum Organisationen – besonders im öffentlichen Sektor und bei NGOs – über Alternativen nachdenken:

Datenschutz: Microsoft 365 überträgt Daten in die USA. Nach dem Schrems-II-Urteil ist die Rechtsgrundlage dafür fragwürdig.
Kosten: Die Lizenzgebühren steigen kontinuierlich. Bei 50 Mitarbeitern sind das schnell 10.000€+ pro Jahr.
Unabhängigkeit: Wer auf Microsoft setzt, ist von deren Produktentscheidungen abhängig.

Die wichtigsten Alternativen

Nextcloud: Das Herzstück

Nextcloud ersetzt OneDrive, SharePoint und teilweise auch Teams. Die wichtigsten Features:

Dateisynchronisation wie bei Dropbox oder OneDrive
Kollaboratives Arbeiten an Dokumenten (mit Collabora oder OnlyOffice)
Kalender und Kontakte mit CalDAV/CardDAV
Videokonferenzen mit Nextcloud Talk

Der große Vorteil: Alles läuft auf Ihrem eigenen Server – in Deutschland, in der EU, oder sogar in Ihren eigenen Räumen.

Collabora Online: Office im Browser

Collabora ist die Office-Suite, die in Nextcloud integriert wird. Word, Excel, PowerPoint – alles im Browser, aber ohne Microsoft.

Die Kompatibilität mit Microsoft-Formaten ist gut, aber nicht perfekt. Für die meisten Anwendungsfälle reicht es völlig aus.

Matrix/Element: Sichere Kommunikation

Matrix ist ein offenes Protokoll für Messaging, Element die bekannteste App dafür. Vorteile:

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung standardmäßig
Föderiert: Verschiedene Server können miteinander kommunizieren
Bridges: Anbindung an Slack, Teams, WhatsApp möglich

Der realistische Blick

Seien wir ehrlich: Der Wechsel ist nicht trivial. Microsoft hat 30 Jahre Vorsprung und eine extrem polierte Benutzeroberfläche.

Was gut funktioniert:

Dateisynchronisation
E-Mail (mit Mailcow oder Stalwart)
Kalender und Kontakte
Einfache Dokumentenbearbeitung

Wo es hakelt:

Komplexe Excel-Makros
PowerPoint-Animationen
Outlook-Gewohnheiten

Fazit

Open-Source-Alternativen sind reif für den produktiven Einsatz – aber sie sind nicht für jeden geeignet. Organisationen, die Wert auf Datenschutz und Unabhängigkeit legen, finden hier eine echte Alternative.

Der Schlüssel zum Erfolg: Realistische Erwartungen und eine gute Begleitung bei der Migration.

Haben Sie Fragen zum Umstieg? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch – wir beraten Sie ehrlich, ob ein Wechsel für Ihre Organisation sinnvoll ist.